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Norma sobre legalización y oportunidad de uso de libros y registros contables expone a medianos y pequeños contribuyentes a delicadas y costosas contingencias tributarias.
Por: Juan Luis Medina Frassinetti
(Perito judicial, árbitro miembro del Centro Nacional e Internacional de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Lima, consultor tributario y financiero)
Harto peligro acecha permanentemente sobre medianos y pequeños contribuyentes, por la no-observancia y a veces, muchas veces difícil observancia de las complejas normas de carácter tributario. En este artículo nos referiremos en forma sencilla a lo que puede pasarle a los contribuyentes que no cumplan con las exigencias referidas a la legalización y uso de libros y registros contables.
Regla general, para todo el sistema de libros y registros contables, sean llevados en forma manual o computarizada es el que deben ser //legalizados antes de su uso//. Por ello todo empresario lo primero que debe hacer, luego de haber constituido su negocio en cualquiera de las formas que permita la ley, es ordenar que se legalicen todos los libros y registros contables que este obligado a llevar, todos, sin excepción, incluso las fichas de registro de huéspedes cuya legalización, antes no era obligatoria.
No hacerlo así, puede acarrear no solo le pérdida del crédito fiscal por IGV, sino, que no se admitan como costo o gasto aquellas adquisiciones anotadas con anterioridad a su legalización.
Para la legalización de los primeros libros, creo que si se respeta la recomendación anterior, no habría problema, pero qué pasa con de los segundos y siguientes libros o registros contables. Veamos.
La norma es benevolente con la contabilidad computarizada, aquella llevada en hojas sueltas o continuas. En efecto cuando el contribuyente observe que las hojas estén por acabarse o quiera prevenir el quedarse sin hojas legalizadas, para legalizar el segundo paquete, bastará llevar al notario copia de la primera legalización y copia de la última página legalizada, observen, copia de la última página legalizada, aunque estas estén aun en blanco pudiendo utilizarlas hasta que se agoten.
No sucede lo mismo con la contabilidad llevada forma manual, pues para legalizar el segundo libro o registro contable y siguientes, la norma exige que se lleve al notario la primera legalización y //el último folio utilizado//, anulándose las hojas en blanco.
Cumplir con la norma básica que dice que los libros contables se legalicen antes de usase en muchos casos será imposible cumplirla, tratándose de segundos y siguientes libros, exponiéndose desde ya a las los perjuicios antes enunciados.
Por ejemplo veamos lo que sucedería con el Registro de Compras llevado en forma manual.
Por precaución como faltan pocas hojas para que se termine con el libro, usted cierra sus operaciones digamos el 30 de noviembre del 2006.
Como la norma sobre atraso permitido de los libros y registros contables dice que el registro de compras puede llevarse con 10 días hábiles de atraso contados del el primer día hábil del mes siguiente a aquel en que se recepcione el comprobante de pago, piensa que no tiene porque correr para legalizar el segundo libro y lo formaliza el 30 de noviembre de ese mismo año. Y, se dice, lo he legalizado antes de los 10 días del mes siguiente como lo manda la ley, así que no me va a pasar nada. Pero, no es así.
Supongamos que en el mes de noviembre la empresa haya recibido facturas por compra de mercadería por 100 mil soles, con un crédito fiscal por IGV de 19 mil soles.
Si las facturas recibidas en noviembre se registran en diciembre dentro de los 10 primeros días hábiles, y en este mes de diciembre se utiliza el crédito fiscal, no habría problema, se habría registrado la operación y usado el crédito fiscal, dentro del plazo que permite la ley.
Pero qué pasa si usted registra las operaciones en el mes de noviembre, en el mismo mes en que recibe las facturas. Ya, estaría en problemas, se habría expuesto no-solo a multas sino a la perdida del crédito fiscal por 19 mil soles y a la perdida del reconocimiento tributario del costo de las mercaderías por 100 mil soles. ¿Qué les parece?.
Por ello debemos hacer una campaña para que la norma permita, taxativamente, que tanto el registro de compras como el registro de ventas, llevados en forma manual, permitan el registro de los comprobantes de pago en los segundos y siguientes libros, dentro de los 10 días útiles del mes siguiente al del mes de cierre de libro anterior legalizado siempre que el nuevo libro haga sido legalizado hasta el último día del mes siguiente del libro cerrado en el mes anterior. O algo así.
Al menos los contribuyentes sabrían que tienen 10 días útiles después de cerrado el libro anterior para legalizar el segundo o siguientes.
Pero, qué hacer mientras tanto:
a) Para las empresas que lleven contabilidad computarizada, cuando le queden hojas sueltas o continuas para dos o tres meses, como éstas no se anulan, compra un nuevo lote y las legaliza. Así se protege de no caer en la falta de registrar operaciones después de la fecha de legalización.
b) Y, recomendamos a las empresas que lleven la contabilidad en forma manual, registren hasta el último comprobante recibido, dejando unas pocas páginas legalizadas pero en blanco, por precaución, y al día siguiente a primera hora, compre un nuevo libro con la mayor cantidad de folios posible, lleve copia a la hoja donde conste la legalización y a la última página utilizada y disponga que el Notario legalice el segundo libro o registro. Así no habrá un solo día sin legalizar. Pues usted registrará sus operaciones antes o en el día de la legalización.
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