Muchas veces cuando se nos invita a una reunión pensamos o escuchamos expresiones tales como: “De nuevo a perder el tiempo” o “tengo mucho trabajo y no puedo asistir porque nunca se termina a tiempo”, entre otras más. Algunos definen a la reunión como “juntarse unos con otros”, y afirman que se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar decisiones, y determinar acciones, compartir información, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organización en el logro de una meta.

De todas las definiciones se tiene en común que una reunión implica el evento en que dos o más personas se juntan para compartir información, discutirla, coordinar y generar acciones futuras.

Enfocándonos en la jornada de trabajo nos encontramos que son esenciales. Sin embargo, en su mayoría consumen gran cantidad de tiempo. Algunos gerentes reportan que gastan hasta un 50% de su tiempo en este proceso, sin mencionar el tiempo adicional requerido para preparar agendas y escribir minutas.

Debe realizarse un esfuerzo sostenido para disminuir ese tiempo y efectuar reuniones efectivas, productivas y satisfactorias.

Estas deben enfocarse en los problemas, incluir a los participantes necesarios y concentrarse en buscar una conclusión. La preparación y la disciplina son vitales y ayudan también a que las reuniones sean prácticas y centradas en el objetivo.

El hecho de que las reuniones son un problema en las organizaciones resulta evidente.

Para que nuestras reuniones resulten eficaces debemos:

• Conocer el propósito de la reunión y cuál es nuestro propósito al asistir.

• Obtener toda la información que debemos llevar.

• Conocer la agenda que se seguirá y asegurarnos que nuestra agenda coincide con la de la reunión.

• Conocer nuestro rol y el camino que debemos seguir.

• Llegar a tiempo y estar en el salón de reunión hasta que la misma termine.

• Tomar el evento en serio, pero también divertirnos un poco mientras participamos en ella.

• Terminar la reunión con un acta con acciones a tomar y distribuirla luego a los asistentes.

(Fuente:  Roberto Bonelli, El Peruano)